Social Media คือสื่อยุคใหม่ที่กำลังเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกวงการทั้งชีวิตประจำวัน และการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นสื่อที่นิยมใช้สื่อสารการตลาดเพื่อการโปรโมท และทำกิจกรรมการตลาดออนไลน์ในหลาย ๆ รูปแบบ แต่สำหรับการนำ social media มาใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการภายในธุรกิจยังเป็นสิ่งมีข้ัอจำกัดและอาจจะเป็นสิ่งที่ต้องห้ามอยู่ หลายองค์กรในภาครัฐและเอกชนก็ไม่อนุญาตให้พนักงานใช้ social media ในการทำงาน บางหน่วยงานก็บล็อกเว็บไซต์ประเภท social network ต่าง ๆ เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานเล่นในเวลาทำงาน เช่น facebook, youtube,bit torrent ฯลฯ ด้วยเหตุผลหลัก ๆ ทางด้าน productivity ในการทำงาน , ความปลอดภัย , การแย่งสัญญาณอินเตอร์เน็ต ฯลฯ บางทีมีการแซวกันขำๆ ว่าหน้าที่ของหัวหน้าที่เพิ่มขึ้นมาอย่างหนึ่งก็คือ เข้าไปตรวจดูในเฟซบุคเพื่อที่จะจับผิดลูกน้องว่ามีใครออนไลน์อยู่บ้างในเวลาทำงาน
แต่บางองค์กรก็ให้ความสำคัญกับการใช้ social media เป็นอย่างมาก มีการสนับสนุนให้จัดตั้งหน่วยงานที่รับผิดชอบโดยตรงเรื่อง social media ขององค์กรเลยทีเดียว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า และการบริหารความสัมพันธ์ของลูกค้า ส่วนการนำ social media มาประยุกต์ใช้ในการทำงานภายในอย่างเป็นกิจลักษณะนั้น ก็เห็นจะมีแต่องค์กรชั้นนำเท่านั้นที่มีการออกนโยบายที่เกี่ยวข้องและมีระบบการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เพื่อให้พนักงานสามารถใช้ social network ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่บางองค์กรก็พยายามจะหาวิธีการนำ social media มาใช้ให้เกิดประโยชน์ แต่ก็ยังไม่มีไอเดียว่าจะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับการทำงานอย่างเป็นรูปธรรมได้อย่างไร
ตัวอย่างการใช้ social media
1. Facebook เป็นโซเชียลยอดนิยมอันดับหนึ่งที่มีผู้ใช้มากที่สุด ไอเดียสำหรับการใช้เฟซบุคในการทำงานก็คือ การสร้างกลุ่มสังคมเครือข่ายในที่ทำงาน เพื่อการทำงานร่วมกันเป็นทีม แลกเปลี่ยนไอเดียความคิดเห็นในเรื่องงาน การสอบถามปัญหาในงานกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้รู้ การนำเสนอผลงานที่ต้องการฟีดแบค เป็นต้น
2. Twitter เหมาะสำหรับการรายงานสถานะความเคลื่อนไหวในการทำงาน การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์เรื่องที่ต้องการจะประกาศให้ทราบ แจ้งข่าวสารกิจกรรมและโครงการต่าง ๆ เพื่ออัพเดทความเป็นไปให้ทราบเป็นระยะ ๆ เช่น เถ้าแก่จะตื่นมาด้วยความสบายใจเมื่อเห็นข้อความสั้น ๆ เหมือนพาดหัวข่าวใน timeline ตอนเช้าว่า งานที่มอบหมายให้ลูกจ้างกลับไปทำต่อที่บ้านเสร็จเรียบร้อยแล้ว ยามกะดึกที่เฝ้าโกดังรายงานความสงบเรียบร้อยทุก ๆ 20 นาีที คนขับรถส่งสินค้าไปถึงท่าเรือได้ทันเวลา เป็นต้น
3. Wiki ใช้สำหรับจัดการความรู้ขององค์กร หรือทำ KM นั่นเอง โดยเปิดพื้นที่ให้พนักงานเ้ข้าไปเขียนบันทึกจัดเก็บไว้เป็นคลังความรู้ขององค์กร ให้คนทำงานได้สืบค้นและเรียนรู้ตามได้ ใช้เป็นคู่มือในการทำงานก็ได้ ใช้เป็นแหล่งอ้างอิงในการแก้ไขปัญหา หรือตอบคำถามที่พบบ่อยก็ได้ พนักงานบางคนจะไม่มีวันถูกไล่ออกจากงาน เพราะเขาเป็นคนเขียน wiki ของที่ทำงาน เหมือนเป็นคัมภีร์ประจำออฟฟิศนั่นหมายความว่าความมั่นคงในงานของพนักงานก็สูงขึ้นด้วย
4. Youtube การถ่ายทอดผ่านวิดีโอ เป็นสิ่งที่ทำให้เกิดความเข้าใจได้ดีมากขึ้นกว่าการอ่านผ่านตัวหนังสือ ดังนั้น ไอเดียในการนำยูทูปมาใช้ในการฝึกอบรมหรือการสาธิตวิธีการทำงานจึงเป็นประโยชน์อย่างมาก ในการพัฒนาความรู้ทักษะของพนักงาน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการสัมภาษณ์พนักงานได้อีกด้วย เช่น เมื่อมีผู้สมัครงานที่น่าสนใจจะรับเข้าทำงาน ก็ให้ผู้สมัครแนะนำตัวและตอบคำถามตามหัวข้อที่แจ้งไว้ อัดวิดีโอส่งผ่านยูทูปมา ก็จะลดต้นทุนได้ทั้งสองฝ่าย ทั้งผู้สัมภาษณ์ และผู้ถูกสัมภาษณ์ เป็นต้น
5. Foursquare ใช้ในการบริหารจัดการเชิงพื้นที่ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีสาขาหลายแห่ง และมีการตรวจเยี่ยมพื้นที่ เช่น เซลส์ที่ต้องไปพบลูกค้าต่างจังหวัด ก็เช็คอินเวลาไปถึงสถานที่นัดหมาย ทำให้ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมขายติดตามการเข้าพบลูกค้าตามแผนออกทริปได้ หรือ การตรวจประเมินโดยออดิเตอร์ที่ต้องไปออดิทพนักงานประจำสาขา หรือตามห้างร้านต่าง ๆ ก็สามารถบันทึกข้อมูลการตรวจเยี่ยมในพื้นที่ต่าง ๆ ไว้ให้สำนักงานใหญ่ควบคุมดูแลหรือมอนิเตอร์ดูได้ เป็นต้น
6. Instagram เน้นการโพสต์รูปภาพ แชร์รูปภาพเป็นหลัก เอามาประยุกต์ใช้ในการรายงานด้วยภาพ เช่น ภาพกิจกรรมต่าง ๆ การสัมมนา การประกวด การมอบของรางวัล การทำงานที่เสี่ยงอันตราย ชิ้่นงานที่ได้คุณภาพ ตัวอย่างของเสีย กิจกรรมนอกสถานที่ การแข่งกีฬา การดูงาน การทำ 5ส. สภาพแวดล้อมในสถานประกอบการ ฯลฯ หรือนำมาใช้เป็นภาพประกอบในการแจ้งเรื่องร้องเรียน หรือข้อเสนอแนะไคเซ็น เป็นต้น
7. Blog เอาไว้ใช้เขียนบทความ หรือข้อความที่มีเนื้อหารายละเอียดมากหน่อย ซึ่งเฟซบุค หรือทวิตเตอร์มีข้อจำกัด สามารถเขียนรีวิว เขียนรายงาน เขียนบันทึกการทำงาน ข้อค้นพบ การแก้ไขปัญหาในงาน ซึ่งสามารถใส่ภาพประกอบได้ เป็นการบันทึกข้อมูลที่เป็นหลักฐานอ้างอิงที่ดีไว้สำหรับประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น หัวหน้าที่ได้อ่านไดอารี่การทำงานของพนักงานก็จะสามารถตรวจสอบการทำงานย้อนหลัง และประเมินผลงาน หรือดูพัฒนาการของลูกน้องได้
8. Webboard เอาไว้ตั้งกระทู้ สอบถามปัญหาในงาน หรือเรื่องต่าง ๆ ที่พนักงานสนใจ เช่น สวัสดิการพนักงาน นโยบาย กฎระเบียบข้อบังคับ ฯลฯ หรือเอาไว้ใช้ประกาศตำแหน่งงานว่างในองค์กร หรือตั้งกระทู้สำหรับระดมสมอง ประชันไอเดีย รับฟังข้อเสนอแนะ เป็นต้น
9. Google Docs นำมาใช้ในการจัดการไฟล์เอกสารร่วมกัน จะได้ไม่ยุ่งยากในการเซฟข้อมูลเป็นหลายไฟล์ สามารถแก้ไขเอกสารร่วมกันได้ แล้วเซฟเป็นไฟล์ที่อัพเดทล่าสุดเป็นไฟล์เดียว ทีมงานสามารถอัพโหลด ดาวโหลด ไฟล์งานไว้ในโฟลเดอร์กลางที่ทุกคนต้องใช้งานร่วมกัน นอกจากนี้ ยังสามารถนำมาใช้ทำแบบสอบถามออนไลน์ได้อีกด้วย ลดภาระการถ่ายเิอกสารแจกจ่ายไปยังทุกแผนก ซึ่งสิ้นเปลืองกระดาษแถมยังไม่ได้รับการตอบกลับอีกต่างหาก
10. Drop Box มีประโยชน์คือ เป็นฮาร์ดดิสก์สำรองออนไลน์ ไว้เก็บข้อมูลเผื่อฉุกเฉิน บางทีไปทำงานแต่ดันลืมหน่วยความจำสำรองไว้ที่บ้าน ก็สามารถดาวโหลดไฟล์ที่เก็บไว้ในดร็อปบ็อกซ์มาใช้งานได้อย่างทันท่วงที เป็นที่ฝากไฟล์ซึ่งสามารถแชร์กล่องเก็บข้อมูลให้ผู้อื่นใช้ร่วมกันได้ง่าย
11. Skype เอาไว้ใช้งานเวลามีประชุมทางไกล ออนไลน์แบบเห็นหน้ากันเรียลไทม์ ต้นทุนต่ำแต่ระดับปฏิสัมพันธ์สูง นอกจากนี้ยังประยุกต์ใช้ในการนัดหมายสัมภาษณ์งานทางไกลได้ด้วย ทั้งผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์ต้องมีอุปกรณ์และเวลาที่ตรงกัน จำลองสถานการณ์และสิ่งแวดล้อมให้เหมือนเจอตัวจริงกันเป็นๆ
ตัวอย่างทั้งหมดนี้ เป็นเพียงไอเดียส่วนหนึ่งที่สามารถนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในการทำงานได้อย่างไม่ต้องกลัวว่าจะเสียงาน สามารถลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ด้วย การใช้ social media ในการทำงานหรือการจัดการเรียนรู้นั้น ควรอนุญาตให้ใช้ในขอบเขตที่ควบคุมได้ ถ้าใครมีไอเดียดี ๆ ที่สามารถประยุกต์ใช้ social media ในที่ทำงานและการจัดการเรียนรู้ที่น่าสนใจและประสบความสำเร็จ ก็ช่วยแชร์กันบ้างนะครับ
ผลกระทบของโซเชียลมีเดียต่อสังคมไทย
เรียบเรียงจาก :
1. http://biologystem.blogspot.co.nz/
2. http://humanrevod.wordpress.com/2012/09/24/social-media-at-work/
3. ภาพประกอบจาก : http://dje2ip9jb2y9k.cloudfront.net/sites/default/files/Mass-relevance-power-%20of-social-media_0.jpg
